Vineri a avut loc cea de-a doua parte a conferinţei de închidere a proiectului „Eficientizarea furnizării serviciilor publice prin îmbunătăţirea cadrului adecvat şi a proceselor de lucru implementate şi menţinute în cadrul Instituţiei Prefectului – judeţul Botoşani”, finanţat din Fondul Social European, prin Programul Operaţional Dezvoltarea Capacităţii Administrative,, beneficiar fiind Instituția Prefectului.
Angajații celor 12 servicii deconcentrate, dar și din Instituția Prefectului au participat la altelierele de lucru, în care au tranșat proiectul cu finanțare europeană, atât din punct de vedere al câștigurilor dar și al riscurilor.
Prezent la lucrări a fost și prefectul Costică Macaleți.
„Nu mă feresc să afirm că proiectul nostru ne-a dovedit tuturor că avem capacitatea de a aborda cu succes schimbări importante. Proiectul a însemnat pentru noi toţi înţelegerea nevoilor şi aşteptărilor cetăţeanului, dar şi ale celorlalţi factori implicate”, a menţionat prefectul Costică Macaleţi, de aceeaşi părere fiind şi subprefectul Sebastian Tocariu, care a adăugat că prin intermediul acestui proiect, beneficiarii indirecţi, cetăţenii, vor avea parte de servicii de calitate ale funcţionarilor publici.
Obiectivul general al proiectului l-a reprezentat crearea unui set de instrumente care să ajute managementul instituţiei în activitatea de conducere prin implementarea unui sistem informaţional apt să optimizeze funcţionarea tuturor structurilor organizatorice, pe toate nivelurile, sprijinind astfel transformările din cadrul instituţiei.
Obiectele specifice ale proiectului accesat de Instituţia Prefectului prevăd, printre altele, permanenta monitorizare a proceselor de lucru în scopul continuei îmbunătăţiri a actului de administrare şi a competenţei funcţionarilor publici, creşterea eficienţei compartimentelor Instituţiei Prefectului sau accesul mai rapid al funcţionarilor publici la informaţiile necesare, prin intermediul unor aplicaţii care au fost deja instalate pe calculatoarele de lucru.
Prin implementarea proiectului vor fi obţinute astfel rezultate evidente, printre care reducerea timpului dedicat de salariaţii Instituţiei Prefectului şi a serviciilor publice deconcentrate pentru regăsirea, centralizarea şi organizarea documentelor, prin crearea unei arhive electronice.
„Proiectul oferă posibilitatea urmăririi şi a managementului documentelor de la intrarea în sistem, pe tot parcursul procesărilor, stabilirea unor politici stricte a drepturilor de acces ale utilizatorilor asupra documentelor şi informaţiilor sau transmiterea simultană a documentelor către mai mulţi destinatari”, a susţinut Silviu Chiţan, managerul de proiect.
Nu în ultimul rând, prin implementarea aplicaţiilor propuse de proiectul european, funcţionarii pot stabili şi termene de rezolvare pentru diverse activităţi cât notificarea coordonatorului şi a utilizatorului în caz de abatere de la acestea.
