Joi, în cadrul Instituţiei Prefectului, a avut loc prima parte a conferinţei de închidere a proiectului „Eficientizarea furnizării serviciilor publice prin îmbunătăţirea cadrului adecvat şi a proceselor de lucru implementate şi menţinute în cadrul Instituţiei Prefectului – judeţul Botoşani”, finanţat din Fondul Social European, prin Programul Operaţional Dezvoltarea Capacităţii Administrative.
Perioada de implementare a proiectului care a presupus îmbunătăţirea calităţii şi eficienţei furnizării serviciilor publice, cu accentul pus pe descentralizare, a fost de 24 de luni, începând din data de 30 ianuarie 2012, locul de desfăşurare a acestuia fiind în cadrul Instituţiei Prefectului.
Valoarea totală a proiectului a fost de 2.549.981 de lei, din care valoarea eligibilă nerambursabilă din Fondul Social European a fost de 2.167.483,85 de lei iar cofinanţarea eligibilă a beneficiarului, de 382.497,15 lei.
Obiectivul general al proiectului l-a reprezentat crearea unui set de instrumente care să ajute managementul instituţiei în activitatea de conducere prin implementarea unui sistem informaţional apt să optimizeze funcţionarea tuturor structurilor organizatorice, pe toate nivelurile, sprijinind astfel transformările din cadrul instituţiei.
Obiectele specifice ale proiectului accesat de Instituţia Prefectului prevăd, printre altele, permanenta monitorizare a proceselor de lucru în scopul continuei îmbunătăţiri a actului de administrare şi a competenţei funcţionarilor publici, creşterea eficienţei compartimentelor Instituţiei Prefectului sau accesul mai rapid al funcţionarilor publici la informaţiile necesare, prin intermediul unor aplicaţii care au fost deja instalate pe calculatoarele de lucru.
Grupul ţintă al proiectului a fost reprezentat de 50 de funcţionari publici şi personal contractual, din cadrul Instituţiei Prefectului dar şi a 12 servicii publice deconcentrate de la nivelul judeţulu, care au participat la mai multe sesiuni de informare în care au fost instruiţi în mod special în privinţa utilizării aplicaţiilor care permit un acces mult mai rapid şi eficient la diverse informaţii.
Prin implementarea proiectului vor fi obţinute astfel rezultate evidente, printre care reducerea timpului dedicat de salariaţii Instituţiei Prefectului şi a serviciilor publice deconcentrate pentru regăsirea, centralizarea şi organizarea documentelor, prin crearea unei arhive electronice, posibilitatea urmăririi şi a managementului documentelor de la intrarea în sistem, pe tot parcursul procesărilor, stabilirea unor politici stricte a drepturilor de acces ale utilizatorilor asupra documentelor şi informaţiilor, transmiterea simultană a documentelor către mai mulţi destinatari, cu posibilitatea de a monitoriza primirea documentelor, cât şi stabilirea unor termene de rezolvare pentru diverse activităţi şi notificarea coordonatorului şi a utilizatorului, în caz de abatere de la acestea.
